Politique sur la réservation de salle de réunion

La BPO est un lieu de rassemblement pour la communauté. C’est pourquoi la Bibliothèque met à sa disposition des salles de réunion de façon juste et cohérente, et dans le respect : 

• des lois applicables, notamment la Charte canadienne des droits et libertés (la « Charte »), le Code criminel, le Code des droits de la personne de l’Ontario, la Loi sur la santé et la sécurité au travail, et la Loi sur les bibliothèques publiques; 
• de la vision, de la mission et des valeurs de la BPO; 
• des droits des clients à la liberté intellectuelle (l’échange libre et ouvert d’informations licites), de même que des objectifs statutaires applicables, des autres obligations légales et du Code de conduite de la Bibliothèque. 

Les salles de réunion et les autres installations de la Bibliothèque servent d’abord aux programmes et aux services offerts par la BPO ou en partenariat avec ses clients. Les espaces publics de la Bibliothèque doivent avant tout lui permettre d’atteindre ses objectifs statutaires, soit :  

• d’offrir un service de bibliothèque publique complet et efficace qui répond aux besoins uniques de la population;
• de donner le goût d’apprendre, d’éveiller la curiosité et de rapprocher les gens;
• de promouvoir le sens de la communauté, l’inclusion, la littéracie et la liberté intellectuelle. 

L’un de ses objectifs secondaires est d’offrir des espaces de réunion accessibles et abordables au public. La location ou l’utilisation d’une salle de réunion de la BPO ne signifie toutefois pas que la Bibliothèque approuve ou cautionne les opinions ou les idées exprimées durant la réunion ou l’événement. 

La Bibliothèque : 

• encourage l’accès équitable à un large éventail de contenu expressif, de même que la liberté intellectuelle, l’élément essentiel d’une société informée et démocratique; 
• encourage l’utilisation des salles de réunion par les groupes en quête d’équité d’Ottawa; 
• reconnaît le statut de la Nation Anishinabe Algonquine comme nation autochtone hôte d’Ottawa et s’engage à encourager les activités culturelles qui s’inscrivent dans les appels à l’action du rapport de la Commission de vérité et réconciliation; 
• reconnaît les mêmes droits, statuts et privilèges aux deux langues officielles (français et anglais). 

Accès aux salles de réunion 

Les salles de réunion sont attribuées dans l’ordre de priorité suivant : 

1. BPO : Les réunions, les programmes et les événements de la BPO ont la priorité.
2. Partenariats : Selon les besoins des programmes de la BPO, pourront être évaluées les demandes de partenariat de la clientèle pour offrir des programmes ou des services qui s’inscrivent dans la vision, la mission, les priorités stratégiques et les objectifs statutaires de la BPO.
3. Public : Selon les besoins de ses programmes et partenaires, la Bibliothèque évaluera les demandes suivantes du public :
   1. Location : De nombreuses grandes salles de réunion (généralement de plus de 10 places, sauf exception) peuvent être louées au moyen du formulaire de réservation en ligne. Le personnel des succursales peut également offrir son aide pour remplir le formulaire. La location est sans frais dans certaines circonstances. Pour de plus amples renseignements, voir la sous-section Gratuité ci-bas. 
   2. Salles gratuites : Des petites salles, ou salles de séminaire (généralement de 4 places ou moins), peuvent être utilisées gratuitement. La capacité dépend de la taille de chacune des salles. Il est possible de les louer en remplissant en succursale le formulaire de réservation de salle de séminaire, ou en s’y rendant le jour même. La location s’effectue une heure à la fois, pour un maximum de deux (2) heures par jour, avec possibilité de prolongation par tranches d’une heure s’il n’y a aucune autre demande. Une location peut être mise en attente pendant 10 minutes, mais la salle sera offerte à la prochaine personne en file si le demandeur ne s’y présente pas. Les réservations sont possibles dans certaines circonstances, conformément à la sous-section Gratuité de la section Locations. 
   3. Usage personnel : Le chef de service ou la personne désignée d’une succursale peut, au besoin, prêter une salle de réunion le jour même pour une activité personnelle (p. ex., prière, allaitement ou autre activité qu’on peut préférer faire en privé). La disponibilité d’une salle pour usage personnel ne peut être garantie et est à la discrétion de chaque succursale. 

Locations 

Toutes les locations sont sujettes aux Conditions générales de location de salle et à la Procédure relative aux salles de réunion de la Bibliothèque. La liste des salles se trouve sur le site Web de la BPO. 

• Délais : En raison du volume de demandes reçues et des renseignements requis pour traiter une demande de location, il est recommandé de la faire au moins 30 jours avant la date d’utilisation souhaitée. Pour veiller au respect de la Politique et des exigences légales, la BPO examine toutes les demandes. Les demandeurs sont contactés en cas de non-respect des exigences. La Bibliothèque n’annulera une location déjà payée qu’en cas d’urgence ou d’imprévu. Lorsque possible, elle fera le nécessaire pour aviser le demandeur dans un délai raisonnable (24 heures). Le demandeur sera remboursé ou pourra faire une nouvelle réservation, à sa convenance.
• Frais : Les frais incluent l’utilisation de l’équipement (tel quel) et des fournitures de base de la salle, dont il est question dans les Conditions générales de location de salle de la Bibliothèque. Une liste des frais de location en ligne se trouve sur le site Web de la BPO. Ceux-ci peuvent varier en fonction de l’activité qui aura lieu dans la salle (voir la définition des activités sans but lucratif, commerciales et privées à l’annexe A). Les taxes sont incluses dans les prix. Le paiement doit être confirmé avant l’utilisation d’une salle. Des frais de service s’appliquent pour les paiements en ligne de 750 $ et plus.
• Gratuité : La BPO peut, à sa discrétion, offrir des salles gratuitement et permettre la réservation de petites salles. Les salles peuvent par exemple être utilisées sans frais pour : des réunions des membres du Conseil municipal d’Ottawa concernant la Ville; des réunions d’employés de la Ville en lien avec leur travail; des réunions des conseils et comités de la Ville. 
• Paiements : Il est possible de payer en ligne au moment de la réservation, ou en personne à une succursale dans les sept (7) jours ouvrables suivant la réception de l'approbation de location de la salle de réunion. Si ce délai n’est pas respecté, la réservation pourrait être considérée comme abandonnée, et la demande, être annulée. Les demandes de prolongation du délai seront évaluées au cas par cas par le personnel. Aucun paiement par téléphone n’est accepté. Un reçu est envoyé par courriel pour les paiements en ligne, et imprimé pour les paiements en personne. 
• Remboursements : L’annulation ou la modification d’une location doit être faite à l’écrit cinq (5) jours ouvrables avant l’événement. Aucun remboursement ne sera consenti après le délai de préavis. Le remboursement des paiements en ligne est effectué par InfoService. Les clients qui ont effectué un paiement en succursale doivent fournir le reçu original pour obtenir un remboursement. 

Publicité et affichage 

Tous les panneaux et affiches comprenant du texte concernant un événement dans une salle de réunion de la la BPO doivent être approuvés par la Bibliothèque avant leur publication et leur distribution. Le contenu sera accepté dans le respect : 

• des lois applicables, notamment la Charte, le Code criminel, le Code des droits de la personne de l’Ontario, la Loi sur la santé et la sécurité au travail et la Loi sur les bibliothèques publiques; 
• de la mission et des valeurs de la BPO; 
• des droits des clients à la liberté intellectuelle (l’échange libre et ouvert d’informations licites), de même que des objectifs statutaires applicables, des autres obligations légales et du Code de conduite de la Bibliothèque. 

Dans le contenu publicitaire ou promotionnel, le nom exact de la BPO doit être utilisé pour faire référence au lieu de réunion – « Bibliothèque publique d’Ottawa, nom de la succursale » – et l’adresse municipale doit y être indiquée. Le logo de la Bibliothèque ne peut être utilisé qu’avec le consentement explicite de la BPO. 

La publicité affichée dans des lieux publics au sujet d’un événement ou d’un programme à l’une des succursales de la BPO sera encadrée par la Politique sur les tableaux d’affichage. 

Une affiche doit être placée à l’extérieur de toutes les salles de réunion mises à disposition du public pour indiquer que les opinions ou les idées exprimées durant les réunions ou les événements ne reflètent pas nécessairement l’opinion de la BPO. 

Événements à risque moyen ou élevé 

Les demandeurs qui souhaitent louer une salle pour des événements jugés à risque par le personnel de la Bibliothèque pourraient devoir fournir davantage de renseignements dans le cadre de leur demande. Le conseil d’administration de la BPO et d’autres intervenants, comme le personnel de sécurité, seront aussi tenus informés des événements à risque moyen ou élevé. Les réunions entraînant des possibilités de manifestation ou de foule importante, à contenu sexuellement explicite ou violent, ou pour lesquelles on attend ou prévoit du personnel de sécurité, seront considérées comme à risque. Si la police ou des gardiens de sécurité sont requis pour de tels événements, le demandeur pourrait devoir en assumer les frais. 

Demandes de réexamen concernant une location 

Nous encourageons les clients en désaccord avec une décision concernant l’utilisation d’une salle de réunion à s’adresser d’abord aux employés de la succursale ou d’InfoService. Si la réponse n’est pas satisfaisante, il est possible de remplir un formulaire de demande de réexamen. 

Le personnel consignera et analysera la demande en mettant en priorité : 

• les droits et obligations en vertu de la Charte, du Code des droits de la personne de l’Ontario et de la Loi sur la santé et la sécurité au travail; les responsabilités de la clientèle selon le Code de conduite de la BPO; les exigences du Code criminel; et les objectifs statutaires applicables de la Bibliothèque; 
• les principes de diligence raisonnable et d’équité;  
• l’importance d’un environnement exempt de discrimination, d’intimidation et de harcèlement.