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Modalités: Conditions générales

CONDITIONS GÉNÉRALES

À L’INTENTION DES DEMANDEURS : LIRE L’ENSEMBLE DES DISPOSITIONS 

Voici les modalités concernant toutes les demandes de réservation de salle de réunion à la Bibliothèque publique d’Ottawa (« la BPO » ou « la Bibliothèque ») et tous les événements autorisés en découlant. En soumettant un formulaire de demande de réservation (la « demande »), le demandeur assume volontairement les responsabilités et risques associés à la tenue de l’événement décrit et confirme qu’il a lu, pleinement compris et respectera les modalités qui suivent.

GÉNÉRALITÉS 

  1. Le demandeur doit être âgé d’au moins 18 ans. 

  1. Pendant l’événement, le demandeur doit avoir à portée de main un exemplaire des présentes modalités. 

  1. Le demandeur doit être dûment autorisé à présenter la demande au nom de l’organisme parrain, s’il y a lieu. 

  1. La Bibliothèque doit accepter la demande avant que l’octroi de la salle soit confirmé, sans quoi l’accès aux installations, aux locaux et à l’équipement désignés dans la demande (désignés ensemble comme « espace loué ») sera refusé. 

  1. Le demandeur et l’organisme parrain, s’il y a lieu, ne peuvent céder ou assigner la demande sans l’autorisation de la Bibliothèque. 

  1. Il incombe au demandeur de faire en sorte que tous les participants à l’événement soient informés de ces modalités et, si le personnel de la Bibliothèque lui en fait la demande, de leur remettre un exemplaire des modalités.  

ÉVÉNEMENT 

  1. La Bibliothèque exige que lui soient divulgués, au moment de la demande, les points suivants : les sujets de discussion, les noms et l’affiliation des intervenants, l’ébauche du contenu visuel et des affiches, toute restriction associée à l’événement (limite d’âge et billetterie) ainsi que les articles à vendre. Pour tout changement subséquent, il faut l’accord des deux parties.  

  1. L’utilisation de décorations et d’effets spéciaux, non fournis par la Bibliothèque, doit respecter la réglementation relative à la sécurité publique et aux incendies, et être préalablement autorisée par la Bibliothèque. 

  1. Il est possible de servir de l’alcool pendant les événements, sous réserve de l’obtention des permis nécessaires. 

  1. L’affichage d’avis dans les succursales sera évalué selon la Politique sur les tableaux d’affichage. 

  1. La Bibliothèque peut demander un dédommagement intégral pour des dommages causés à ses installations, locaux et équipement découlant de l’utilisation d’un espace loué. La Bibliothèque est aussi en droit de prendre toute autre mesure jugée nécessaire pour compenser des dépenses qu’elle a engagées en raison de l’utilisation de l’espace loué par le demandeur. 

APPLICATION D’AUTRES LOIS 

  1. Le demandeur doit se conformer à tous les règlements fédéraux, provinciaux et municipaux (y compris, et sans s’y limiter, ceux régissant l’interdiction de fumer, le bruit, l’affichage, les taxes et les redevances de droit d’auteur, dont celles concernant les performances publiques, les droits de la SOCAN, et toute autre question relative aux permis) et doit acquitter l’ensemble des taxes, droits, frais et prélèvements connexes qui pourraient s’appliquer à l’utilisation de l’espace loué et à la fonction pour laquelle ces conditions générales sont rédigées. 

  1. Le demandeur doit respecter l’ensemble des règlements, politiques et procédures de la Bibliothèque. 

  1. L’autorisation d’utiliser un espace loué à la Bibliothèque ne constitue en aucun cas l’approbation d’activités ou de comportements illégaux ou susceptibles d’enfreindre les lois fédérales, provinciales ou municipales. 

INSTALLATIONS 

  1. Le demandeur doit utiliser l’espace loué conformément à l’usage qui en est prévu et selon les politiques et procédures de la Bibliothèque. 

  1. Le coût de location ne couvre que l’espace loué, ce qui comprend les tables, les chaises et l’équipement installé en permanence dans la salle de réunion, le cas échéant. 

  1. Le demandeur est responsable de la mise en place et de la disposition de l’espace loué. Après utilisation, il doit laisser les installations dans leur état et leur disposition d’origine. 

  1. Il est interdit de fumer dans les installations et les salles de réunion de la Bibliothèque. 

  1. Les salles sont fournies uniquement aux dates et aux heures indiquées dans la demande. Aucun entreposage n’est autorisé dans les succursales de la Bibliothèque entre les réservations. 

  1. Le demandeur ou l’organisme parrain n’a accès qu’à l’espace indiqué dans la demande, à moins qu’une autorisation n’ait été reçue du personnel autorisé de la Bibliothèque. 

  1. Toutes les sorties de l’installation doivent être dégagées en prévention d’un incendie ou d’une situation d’urgence. 

SÉCURITÉ ET RESPONSABILITÉ 

  1. Le demandeur doit veiller à ce que tous les participants respectent le Code de conduite de la Bibliothèque. 

  1. Le demandeur doit être présent à l’événement faisant l’objet de la demande et il est responsable des prises de décisions liées à l’événement, y compris durant celui-ci. 

  1. Le demandeur doit respecter le droit d’accès du personnel de la Bibliothèque à l’espace loué en tout temps pendant la période de location, sans frais, afin de confirmer la conformité aux politiques de la Bibliothèque, aux lois et règlements fédéraux, provinciaux et municipaux ainsi qu’à toute autre obligation légale. 

  1. Le demandeur doit veiller à ce que l’environnement physique de l’espace loué soit sécuritaire pour les participants et pour les membres du grand public assistant à l’événement. 

  1. Si le demandeur prend connaissance, pendant l’utilisation de l’espace, d’activités ou d’une conduite pouvant causer des lésions corporelles ou des dommages matériels, il doit agir résolument et sans délai pour empêcher les participants et les membres du grand public assistant à l’événement de s’adonner à ces activités ou d’adopter cette conduite. 

  1. Il est possible que la Bibliothèque exige : un plan de sécurité de la part du demandeur; la présence d’agents de police ou de gardiens de sécurité pendant l’événement; et la couverture des frais engendrés, s’il y a lieu. 

  1. Selon la nature de l’événement, il est possible que la Bibliothèque exige la restriction de celui-ci à certains publics (adultes seulement, par exemple) ou à certains moments de la journée, ou encore qu’elle exige au demandeur de publier un avis au sujet du contenu de l’événement. 

  1. En cas d’incident, le demandeur suit les procédures de déclaration des incidents exposées ci-après. Sont considérés comme des incidents les lésions corporelles causées au demandeur, à des participants ou à des membres du grand public et les dégâts matériels causés aux biens de la Bibliothèque ou de tiers. 

  • Composer le 9-1-1 si une intervention des services d’urgence est nécessaire (police, incendie, ambulance, etc.). 

  • Signaler immédiatement l’incident au personnel de la Bibliothèque sur les lieux. Si aucun membre du personnel n’est disponible, signaler le problème en composant le 3-1-1 et en communiquant avec les employés de la Bibliothèque le jour ouvrable suivant. 

  1. Le demandeur ainsi que l’organisme parrain, ses employés, bénévoles et mandataires doivent collaborer avec le personnel de la Bibliothèque, les représentants de celle-ci, les agents de police, les autorités d’enquête et les compagnies d’assurance concernés par l’incident. 

ASSURANCES 

  1. Le demandeur ou l’organisme parrain qui loue un espace à la Bibliothèque pour y tenir des activités à faible risque doit souscrire une assurance responsabilité civile assortie d’une couverture minimale d’un million de dollars par événement, tous dommages confondus, pour blessures corporelles, décès et dommages matériels liés à la location d’installations ou de locaux de la Bibliothèque. 

    Si le demandeur ou l’organisme parrain loue un espace à la Bibliothèque pour y tenir des activités à risque moyen ou élevé, la Bibliothèque peut, à sa discrétion, lui exiger de souscrire une assurance qu’elle juge appropriée, et demander que la Bibliothèque soit désignée comme assurée additionnelle. Dans ce contexte d’activités à risque moyen ou élevé, la Bibliothèque se réserve le droit d’exiger une attestation d’assurance faisant état des garanties avant la tenue de l’événement concerné. 

    La Bibliothèque se réserve le droit d’augmenter le plafond de l’assurance exigé. Il incombe exclusivement au demandeur ou à l’organisme parrain de se conformer aux exigences ci-dessus en matière d’assurance. 

INDEMNISATION 

  1. Le demandeur s’engage à indemniser et à exonérer la Bibliothèque pour l’ensemble des demandes d’indemnités, réclamations, causes d’action ou actions en justice, pertes, coûts ou dommages qu’elle pourrait subir ou engager ou dont elle pourrait être tenue responsable du fait de la négligence du demandeur, de ses actes ou omissions, de ses obligations ou de son non-respect des conditions relatives à la tenue de l’événement décrit dans la demande. 

PAIEMENTS 

  1. Le demandeur est responsable du paiement exigé conformément à la Politique sur la réservation de salle de réunion de la Bibliothèque et à toute autre entente entre la Bibliothèque et le demandeur, s’il y a lieu. 

ANNULATION ET REMBOURSEMENT 

  1. Pour recevoir un remboursement en cas d’annulation, le demandeur doit aviser la Bibliothèque par écrit au moins cinq (5) jours avant le jour de l’événement. Aucun remboursement ne sera consenti après le délai de notification. 

  1. Les modifications aux demandes doivent être demandées et acceptées par écrit. Sous réserve de telles modifications, les présentes conditions générales demeurent en vigueur et le demandeur reste lié par elles. 

  1. La Bibliothèque se réserve le droit d’annuler une entente de location en tout temps en cas d’urgence ou de besoin imprévu d’utiliser une salle de réunion, ou encore d’autres circonstances imprévues (événement météorologique ou panne d’électricité). En pareil cas, la Bibliothèque fera tout en son pouvoir pour donner au demandeur un préavis d’annulation de 24 heures, si possible. Si la durée de la location est de plus d’un jour, l’annulation peut toucher une ou plusieurs des dates prévues. Le cas échéant, la Bibliothèque mettra tout en œuvre pour permettre au demandeur d’avoir accès à l’espace loué à un autre moment, ou lui consentira un rabais proportionnel à la durée de l’annulation de la location. 

  1. La Bibliothèque se réserve le droit d’annuler une entente de location sans préavis si le demandeur, ou toute autre personne qui utilise l’espace loué avec la permission du demandeur, contrevient aux présentes conditions, à un règlement municipal, au Code de conduite de la Bibliothèque ou à toute loi provinciale ou fédérale, dont le Code criminel, le Code des droits de la personne de l’Ontario, la Loi sur la santé et la sécurité au travail, la Loi sur les bibliothèques publiques, et la common law. 

  1. La Bibliothèque se réserve aussi le droit d’annuler l’entente de location sans prévis si le demandeur, ou toute autre personne qui utilise l’espace loué avec la permission du demandeur, présente sous un faux jour le but de la location ou tout renseignement contenu dans la demande.